Een vergadering hoeft geen zwart gat te zijn dat je tijd opslokt, aldus Rob de Haas, de auteur van Ongewoon goed vergaderen.
Vergaderen: volgens de meest recente cijfers van het cbs doen we het maar liefst 6,5 uur per week en leveren ze lang niet altijd iets op.
Als ‘Meeting Designer’ werkt De Haas onder meer voor de gemeente Utrecht en helpt daar vergaderingen effectiever, sneller, maar vooral ook leuker te maken. Het lijkt er dan ook op dat we meer dan ooit gefrustreerd zijn na een vergadering. Betekent dit dat we slechter zijn gaan vergaderen?
,,Ik weet niet of we er slechter in zijn geworden,’’ zegt De Haas. ,,Maar het valt nu wel meer op als er problemen zijn. Vroeger, in de jaren ’60 en ’70, waren de onderwerpen bij een vergadering duidelijker, een bespreking draaide altijd om coördineren en organiseren. En de hiërarchie was ook veel duidelijker. Tegenwoordig wil iedereen meepraten, terwijl de voorzitter vaak nog 75 procent van de tijd aan het woord is. Dat zorgt ervoor dat we gefrustreerd raken.’’
Vergaderingen ineffectief door slechte voorbereiding
Wat ook voor frustratie zorgt is dat besprekingen lang niet altijd een concrete uitkomst hebben, maar wel veel tijd in beslag nemen. Volgens De Haas komt dit doordat de meeste vergaderingen ongestructureerd of onvoorbereid zijn. ,,Mensen moeten vooraf meer nadenken over het proces van de bespreking, in plaats van alleen over de inhoud. Er moet een plan en een doelstelling zijn, anders is het alleen betaalde borrelpraat.’’
Een meeting zou niet vrijblijvend moeten zijn, maar toch kent iedereen het beeld van de verveelde collega die onder de tafel met één oog op zijn telefoon kijkt. ,,Vaak is er bij een vergadering te weinige onderlinge afhankelijkheid,’’ aldus De Haas. ,,Er moet spanning gecreëerd worden. Zoals collega’s bij de brandweer van elkaar afhankelijk zijn, zo moet dat ook bij een bespreking zijn.’’
Aan het woord komen in grote groepen
Toch zijn daarmee niet alle problemen opgelost. Want ook al zijn alle deelnemers betrokken en goed voorbereid, dan nog komt het vaak voor dat een persoon constant aan het woord is en een ander niet. Dit komt volgens De Haas doordat mensen onderwerpen in te grote groepen bespreken. ,,30 procent van de Nederlanders vertoont introvert gedrag in grote groepen. Dat is heel veel. Het betekent dat er op een groep van tien mensen drie à vier zijn wiens inbreng je mist.’’
Toch hoef je volgens De Haas niet je hele bedrijfscultuur om te gooien om beter te vergaderen. Hij geeft enkele snelle tips.
4 tips om efficiënt te vergaderen
- Laat elke vergadering maximaal 45 minuten duren. Heb je iets te bespreken wat echt meer tijd kost, wijk dan bewust van die 45 minuten af en bereid de bespreking goed voor. Ook kun je er een teamuitje van maken.
- Zorg dat de uitkomst voor de vergadering duidelijk is. Dit kun je bereiken door bij elk agendapunt een doel op te stellen. Ook kun je een tijdslot per agendapunt maken, zodat je de maximumtijd ook echt niet overschrijdt.
- Zorg dat iedere deelnemer van de vergadering iets voorbereidt, en niet alleen de voorzitter of de secretaris. Zo is de onderlinge afhankelijkheid groter en wordt een vergadering spannender.
- Als je vergadert met een grote groep, zorg er dan voor dat iedereen de ruimte voelt om actief deel te nemen. Dit kun je doen door bij de bespreking van de agendapunten te werken in subgroepjes van vier tot maximaal zes mensen.
Tenslotte is het volgens vergaderexpert ook belangrijk dat een bespreking inspirerend is. Start-ups kiezen daarom steeds vaker voor trendy vormen als staand vergaderen of brainstormen, maar volgens De Haas is met name de brainstorm achterhaald. De beste ideeën krijg je namelijk niet zomaar. ,,Dat zie je in films, dat iemand ineens onder de douche inspiratie krijgt. Maar de beste ideeën krijg je door structuur. Binnen de perken, zijn de grenzen onbeperkt.’’ Een beter format is volgens De Haas dan ook een workshopachtige setting, waarbij medewerkers moeten samenwerken in plaats van alleen bespreken.
Werkgeluk en relaties tussen collega’s
Dit haakt ook in op een ander thema bij vergaderingen: relaties. De vergadering is vaak de plek waar je elkaar als collega’s even spreekt, dus het mag dan best persoonlijk worden, aldus De Haas. ,,Werkgeluk ontstaat niet alleen door goede resultaten, maar ook door relaties. Je hoeft dus niet altijd meteen door te gaan naar de sheets; de menselijke factor is ook belangrijk.’’
,,Een goed voorbeeld is een bedrijf waar ze bij de start van de week het mooiste moment van het weekend bespraken. Of om elkaar iets te laten zien of voor te lezen wat inspireert, bijvoorbeeld een passage uit een boek waar je in bezig bent. ’’ Maar zorgt dat er dan niet voor dat de vergadering weer enorm uitloopt? ,,Dit is natuurlijk niet iets wat je elke week hoeft te doen, maar een keer per maand moet toch wel kunnen.’’
Bron: de Ondernemer.nl – Ezra Hakze/27-07-2019
