Verstuurt u facturen nog per post of als pdf naar de overheid? Dan kunt u vanaf 18 april 2019 de vraag of zelfs de eis krijgen om een e-factuur te sturen.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is een elektronische factuur. De vereiste gegevens staan altijd op een vaste plek met een eigen codering. Daardoor is het mogelijk een e-factuur automatisch te versturen en verwerken. Handmatige verwerking in de administratie is niet meer nodig. Dat moet nog wel bij papieren facturen. Of bij een pdf-factuur. Dit zijn geen e-facturen.
Webinar over e-factureren
Wilt u meer weten over het verzenden van e-facturen naar (semi-)overheden? Meldt u zich dan aan voor het webinar ‘Het verzenden van e-facturen naar (semi-)overheden’. Het webinar wordt maandag 18 maart 2019 uitgezonden om 10.00 uur.
E-factureren naar decentrale overheden
Vanaf 18 april 2019 kunnen decentrale overheden u vragen of zelfs van u eisen om een e-factuur te sturen. Denk aan gemeenten, provincies en waterschappen. Maar ook alle andere organisaties die moeten aanbesteden. Zoals onderwijsinstellingen en musea. Deze organisaties zijn vanaf 18 april wettelijk verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
E-factureren naar de Rijksoverheid
De Rijksoverheid stapte al eerder over op e-factureren. Heeft u na 1 januari 2017 een inkoopcontract afgesloten met de Rijksoverheid? Bijvoorbeeld met een ministerie of uitvoeringsorganisatie? Dan moet u al e-factureren.
Bent u verplicht om e-facturen te versturen?
Als het in de inkoopvoorwaarden van uw contract staat, bent u verplicht om een e-factuur te versturen.
E-factureren: hoe doet u dat?
Vraag uw overheidsklant hoe hij een e-factuur wil ontvangen. Er zijn verschillende manieren:
E-factuur versturen naar decentrale overheden
- Via het beveiligde netwerk van Simplerinvoicing. De meeste boekhoudpakketten kunnen hiermee e-facturen versturen. Check op de site van Simplerinvoicing of uw boekhoudsoftware daarop is aangesloten.
- Via e-mail met XML-bijlage. Dit is de e-factuur. Uw boekhoudsoftware maakt die aan.
- Handmatig versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener, voor als u geen boekhoudpakket heeft.
E-factuur versturen naar de Rijksoverheid
- Via het beveiligde netwerk van Simplerinvoicing. De meeste boekhoudpakketten kunnen hiermee e-facturen versturen. Check op de site van Simplerinvoicing of uw boekhoudsoftware daarop is aangesloten.
- Handmatig versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener, voor als u geen boekhoudpakket heeft.
- Via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid, voor als u geen boekhoudpakket heeft.
- Met Digipoort, voor als u veel e-facturen naar alleen de Rijksoverheid verstuurt.
Verzendwijze en eisen aan een e-factuur
Uw overheidsklant stelt specifieke voorwaarden voor het versturen van e-facturen. Daarnaast moet een e-factuur voldoen aan de wettelijke eisen die ook gelden voor papieren facturen en pdf-facturen.
Zie ook
- Facturen maken en versturen
- Aanbestedingsregels
- 10 Tips voor snelle betaling van uw facturen
- Klant betaalt factuur niet: stappenplan
- Verhoging lage btw-tarief van 6% naar 9%
- Stappenplan deelnemen aan een aanbesteding van de overheid
Bron: www.KVK.nl
